Gastbeitrag: Lean Office, versteckte Ressourcen mobilisieren

Ich freue mich sehr heute meinen ersten Gastbeitrag des Blogs präsentieren zu können. Angela Reeg-Muller, Geschäftsführerin der Exzellenta GmbH, hat einen Beitrag zum Thema Lean Office für dieses Blog verfasst. Eindrucksvoll zeigt sie, dass Lean Office eine konsequente Fortführung schlanker Prozesse in anderen Unternehmensteilen -und damit ein fundamentaler Bestandteil einer ganzheitlichen Lean Umsetzung in einem Unternehmen ist:

Unternehmen stehen mehr denn je im (globalen) Wettbewerb, was zu Preissenkungen in vielen Marktsegmenten führt bei gleichzeitigem Anstieg von Material- und Personalkosten. Kunden werden immer wählerischer und anspruchsvoller; Märkte wandeln sich immer schneller.

Die Produktion ist optimiert; effiziente Prozesse sind eingeführt und werden gelebt. Auf der Suche nach weiteren Einsparpotenzialen wenden sich immer mehr Unternehmen den verwaltenden Bereichen zu. Und das mit gutem Grund. Das Büro (inklusive Möbel, Ablage, PC usw.) wird als „autonomes Privatland“ angesehen. Es gibt wenige Arbeitsanweisungen, wenn überhaupt. Jeder erledigt die Arbeit in der Art und Weise, wie er/sie es für richtig hält; oder auch wie es am schnellsten geht oder am bequemsten ist. So werden Bestellungen in dem Ordner Bestellungen nach Datum abgelegt, aber auch in den Kundenordnern nach ABC oder in den Ordner Projekte eingeordnet. Das Suchen von Unterlagen ist vorprogrammiert.

Die Fraunhofer Studie Lean Office 2010 hat dargelegt, dass in Büros fast 30% der Arbeitszeit verschwendet wird durch Suchen, Unklarheiten, die zu Nachfragen führen, zu viele Schnittstellen, Berichte, die keiner braucht oder liest, umfangreiche Genehmigungsschleifen, langatmige Besprechungen usw. usw. Verschwendung von Zeit führt zu Verschwendung von Kosten. Zudem sind die Bürobereiche diejenigen, die für den Informations- und Materialfluss zuständig sind. Klappen diese nicht, leidet die Produktion darunter, mag sie noch so produktiv sein. Langsame Abläufe im Büro führen zu schlep­pender  Auftragsabwicklung mit der Gefahr, dass der Kunde sich einen schnelleren Wettbewerber zuwendet.

Abhilfe wird durch die Einführung von Lean Office erreicht. Lean Prinzipien sind in den Büros ebenso anwendbar wie in der Produktion. Um die Verschwendung erkennen zu können, werden die Kunden identifiziert und deren Anforderungen erhoben. Denn nur die Aktivitäten, wofür der Kunde bereit ist, sein Geld auszugeben, sind wertschöpfend. In den administrativen Bereichen  handelt es sich oft um interne Kunden; diese müssen einen Nutzen von unseren Aktivitäten haben. Fragen wir doch einmal unsere Kollegen, die unsere Arbeit zur Weiterbearbeitung von uns übernehmen, was sie wirklich brauchen. Produkte im Büro sind Informationen, meist in elektronischer Form. Es muss klar sein, welche „Büroprodukte“ erzeugt werden und wie deren Ablauf am besten organisiert wird. Lean bietet dazu zahlreiche Werkzeuge an.

Zusammenarbeit in Teams

Viel wichtiger als die Werkzeuge ist allerdings, dass ein Denken in Prozessen eingeführt und gelebt wird, weg von dem funktionalen Abteilungsdenken. Dazu muss in abteilungsübergreifenden Teams gearbeitet werden.

Lean Office beschäftigt sich mit der Verbesserung der Geschäftsprozesse durch Vermeiden von allem Überflüssigen in Form von Verschwendung. Schnittstellen werden optimiert,  Durchlaufzeiten konsequent minimiert. Warum braucht ein Unternehmen zwei Monate, bis es einem Bewerber eine Antwort gibt und ein anderes nur zwei Wochen? Mitarbeiter müssen befähigt werden, Verschwendungen zu erkennen und die Werkzeuge zur Beseitigung der Verschwendung beherrschen. Wahrgenommene Probleme werden systematisch analysiert und Schritt für Schritt beseitigt.

Allerdings: Büromitarbeiter bestehen oft auf ihren individuellen Eigenständigkeiten. Der Weg zu Lean Office muss  durch Methoden des Changemanagements intensiv unterstützt werden.

Gelingt jedoch die Einführung von Lean Office und der Kultur der kontinuierlichen Verbesserung erhält das Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil durch loyale Kunden, durch weitestgehend verschwendungsfreie Geschäftsabläufe und durch mitdenkende motivierte Mitarbeiter. Im besten Fall hat sich das ständige Suchen nach verbesserten Abläufen, besserer Zusammenarbeit, um die Kundenanforderungen zu 100% zu erfüllen, in der DNA des Unternehmens so verankert, dass Nachahmer diesen Vorsprung nur schwerlich aufholen können. Das ist echte Zukunftssicherung für gesundes Wachstum des Unternehmens.

Kontaktdaten

Angela Reeg-Muller
Dipl.-Volkswirtin
Lean Six Sigma Black Belt

Exzellenta GmbH
Wolfseeweg 11
83730 Fischbachau
www.exzellenta.de
http://lust-auf-lean.blogspot.de
www.reeg-muller.de

a.reeg-muller@exzellenta.de